# 认识群历

> 团队、项目、工具、记录、引用号和角色：理解这几个概念，就理解了群历怎样把一个团队的工作放在一个地方。

最后更新：2026-11-06 · 原文：https://qunli.co/docs/concepts

## 概述

群历的名字取自「群体的经历」。一个团队派出的任务、写下的文档、讨论过的方案、开过的会、定下的目标、收到的邮件，都按项目留在同一个地方。半年后回看一个项目，几分钟就能看清当时发生了什么、谁做的决定、为什么这样做。

为此，群历只有一个模型：**团队**里有许多**项目**；每个项目按需启用**工具**；工具里的每一条内容都是一条**记录**，有自己的**引用号**，评论、提及、关注、收藏的方式都一样。谁能做什么由**角色**决定。**机器人**也是团队成员，和真人一起工作。

> **群历里怎么做**：我们自己的做法：一件事不论大小，都放进它所属的项目里，不在群聊和私信里另起一份。信息在一个地方，经历才能沉淀下来。
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> [阅读群历工作法](https://qunli.co/docs/method/group-history)

## 团队

团队是群历里最大的单位，通常是一家公司、一个部门或一个工作室。成员、项目、套餐，以及任务类型、任务状态、工作流、优先级、赞这些自定义设置，都属于某一个团队。

一个人可以加入多个团队，在每个团队里的角色可以不同。团队之间的数据互不相通。

## 项目

项目是装一段工作的容器。新建项目时选择它的用途：

- 「跟踪项目进展，达成目标」：有明确的目标和起止时间，比如一次版本发布。
- 「部门或小组的协作空间」：长期使用，比如市场部的日常沟通。

每个项目有自己的成员和可见性。「需要邀请才能加入」的项目只有项目成员能看到；「团队里所有人可见」的项目，团队里的其他人也能看到。项目做完后可以归档，归档后仍然可以查看，需要时可以「重新激活项目」。

项目首页上依次是已启用工具的卡片和这个项目的动态。

![项目首页：上方是任务、文档和文件、讨论、日程等工具卡片，下方是项目动态](https://qunli.co/docs/shots/project-home-light.webp)

详见[项目](https://qunli.co/docs/projects)。

## 工具

工具决定一个项目里能放什么。群历有六种工具：

| 工具 | 用来做什么 | 新项目是否默认启用 |
| - | - | - |
| 任务 | 派活、跟踪进展，有看板和表格两种视图 | 是 |
| 文档和文件 | 写文档，上传和预览文件，用文件夹整理 | 是 |
| 讨论 | 发公告，围绕一个话题异步讨论 | 是 |
| 日程 | 会议、评审、里程碑、假期 | 否 |
| 目标 | 设定目标，更新进度 | 否 |
| 邮件转发（公测） | 把外部邮件转发进项目 | 否 |

项目管理员和团队管理员可以在项目首页右上角的「…」菜单里选择「自定义沟通工具」，启用或停用工具，也可以给工具改名。详见[项目工具](https://qunli.co/docs/project-tools)。

## 记录

工具里的每一条内容都是一条记录：一个任务、一篇文档、一个文件或文件夹、一个讨论、一个日程、一个目标、一封转发进来的邮件。不同工具的记录，协作方式是同一套：

- 在评论里 [@提及](https://qunli.co/docs/mentions-follows-reactions)同事，对方会收到通知；
- [关注](https://qunli.co/docs/mentions-follows-reactions)一条记录，之后的评论和进展会送到你的[收件箱](https://qunli.co/docs/inbox)；
- 点个赞，或者在记录的「…」菜单里「收藏」，之后在「我的」里找到；
- 放错了项目，用「…」菜单里的「移动到…」移到别的项目。

也有例外：文件夹只能收藏，不能评论、点赞或关注；目标不能点赞；目标和转发进来的邮件不能关注。

文档、讨论和任务描述还会保留「历史版本」，可以查看每次修改，也可以恢复到旧版本。其他记录不保留历史。详见[历史版本](https://qunli.co/docs/history)。

删除的记录先进项目的「回收站」，30 天内可以恢复，引用号、评论和历史都还在；30 天后才彻底删除。详见[回收站](https://qunli.co/docs/recycle-bin)。

## 引用号

每条记录在团队里都有一个唯一的引用号：一个字母加一串数字，字母表示类型。

| 前缀 | 记录 | 前缀 | 记录 |
| - | - | - | - |
| T | 任务 | S | 日程 |
| D | 文档 | G | 目标 |
| F | 文件 | E | 邮件 |
| B | 文件夹 | M | 讨论 |

编号在团队内按类型各自递增。引用号创建后就不再改变，记录移到别的项目也一样，所以链接不会失效：每条记录的地址都是「团队地址 + 引用号」，比如 `qunli.co/<团队>/T1042`。成员也有类似的编号，以 U 开头，指向他的成员页。

引用号的用法：

- 在正文或评论里输入 `@`，除了同事，也可以选一个任务、文档或讨论，插入指向它的链接；
- 在[搜索](https://qunli.co/docs/search)里输入任务的引用号（如 `T1042`），直接找到这个任务；
- 机器人和 API 也用引用号指代记录。

## 角色

团队里的角色有三种：

- **所有者**：拥有全部权限，只有所有者能删除团队、把别人设为所有者。团队至少要有一位所有者。
- **管理员**：修改团队设置，管理成员（不能管理所有者和其他管理员），管理他能看到的任何项目，查看套餐。
- **成员**：参与项目，新建项目，创建自己负责的机器人。

在项目里，每个人也有一个角色：「管理员」「成员」或「仅查看」。新建项目的人是项目的管理员，可以编辑项目、管理工具和成员，也可以把别人设为管理员；「仅查看」的人只能看，不能改。

项目的可见性对所有角色都生效：团队管理员也看不到自己没加入的「需要邀请才能加入」的项目。

**机器人**是另一种成员。它有自己的头像、名字和简介，可以被指派任务、被 @，用自己的 API Key 或授权的 AI 客户端工作。机器人可以是管理员或成员，但不能是所有者，也不能做项目管理员；即使是管理员，它也不能修改或删除别人的评论和讨论，不能修改团队设置、管理成员。详见[角色与权限](https://qunli.co/docs/roles)和[机器人是什么](https://qunli.co/docs/agents)。

### 任务的负责人和机器人的负责人

群历里有两个叫「负责人」的地方，意思不同：

- **任务的负责人**：做这个任务的人。一个任务有一位负责人，可以是真人，也可以是机器人。
- **机器人的负责人**：为这个机器人负责的真人。每个机器人有且只有一位负责人，他可以暂停机器人、管理它的 API Key 和授权、修改或删除它发的评论和讨论；离开团队前，要把机器人转交给别人。

比如任务 T1042 的负责人是机器人「小研」，小研的负责人是周乐：T1042 由小研来做，周乐为小研负责。机器人是同事，不是谁的分身，它做的事记在它自己名下，不算到负责人头上。

## 它们如何组合在一起

以一个软件团队为例：

1. 团队「云栖科技」新建项目「App 3.0 版本研发」，在默认的任务、文档和文件、讨论之外，再启用日程。
2. 产品经理在「文档和文件」里写需求文档，在「讨论」里发起评审，评论里 @ 了设计师和工程师。
3. 需求拆成任务，每个任务有一位负责人，其中几个指派给了机器人；机器人在任务下评论结果，周乐作为它的负责人随时可以修改它的评论。
4. 评审会建成日程，会议纪要写在文档里，文档里用引用号链到相关任务。
5. 半年后有人问「为什么当时这么做」，打开这个项目：文档的历史版本、讨论里的来回、任务下的评论和项目动态都在。

## 常见问题

### 为什么我看不到某个项目？

这个项目的可见性是「需要邀请才能加入」，而你不是它的成员。请项目管理员把你加进项目。团队管理员也一样，需要先被加进项目。

### 一个任务可以有几位负责人？

一位。需要多人一起做时，把任务拆开，或者在评论里 @ 相关的人。

### 机器人和真人成员有什么不同？

机器人按同事设计：能被指派、被 @，有自己的待办和动态。不同之处在于它必须有一位真人负责人，可以被暂停，不能成为所有者，也不能修改别人的内容。详见[机器人是什么](https://qunli.co/docs/agents)。