# 文档和文件

> 项目里放文档、上传文件的地方：用文件夹整理，文档先写草稿再发布，文件可以在线预览和评论。

最后更新：2026-11-06 · 原文：https://qunli.co/docs/drive

## 概述

「文档和文件」是项目的一个工具，新项目默认启用。它像一个共享网盘，里面有三种东西：

- **文档**：在群历里直接写的富文本，比如需求说明、会议纪要、方案设计。引用号以 D 开头。
- **文件**：从电脑或手机上传的文件，比如设计稿、合同、表格、视频。引用号以 F 开头。
- **文件夹**：用来分门别类，可以一层层嵌套，没有层数限制。引用号以 B 开头。

它们都是项目里的[记录](https://qunli.co/docs/concepts)，各有自己的链接，被移到别的文件夹或别的项目后，引用号和链接都不变。三种都可以收藏；文档和文件还可以评论、点赞、关注。

一个项目的文档和文件只在这个项目里：项目成员能看到全部内容，「仅查看」的成员只能看和下载，不能新建、上传、移动或删除。

![项目的「文档和文件」网格视图：上方是「新建」「上传文件」按钮和排序、视图切换、「回收站」，下面是文件夹、文档预览和图片缩略图](https://qunli.co/docs/shots/drive-grid-light.webp)

> **群历里怎么做**：我们把一个项目的需求、方案、纪要和交付物都放进这个项目的「文档和文件」，不散落在聊天记录和个人网盘里。半年后打开项目，资料还在原处。
>
> [阅读群历工作法](https://qunli.co/docs/method/group-history)

## 基本用法

打开项目，点击「文档和文件」（项目管理员可能给工具改过名字）。页面顶部是工具栏：

- 「新建」：选「新建文档」或「新建文件夹」。
- 「上传文件」：选择一个或多个文件上传到当前文件夹。也可以直接把文件拖进页面。详见[上传与预览](https://qunli.co/docs/uploads)。
- 右侧是排序方式（「名称」「更新时间」「大小」「类型」，可选「升序」「降序」，默认按更新时间降序）、视图切换（网格视图、列表视图）和「回收站」。

无论怎样排序，文件夹总排在最前面。网格视图里，文档显示开头几行内容，图片、视频和 PDF 显示缩略图；列表视图显示「名称」、类型、大小、「创建者」、更新时间和评论数，点击列标题也能排序。视图和排序方式记在你自己的浏览器里，不影响别人。

点击文件夹进入它，页面顶部的路径可以回到上一层或「文档和文件」根目录。点击文档打开文档页面；点击文件打开预览，可以用 `←` `→` 切换同一文件夹里的其他文件，按 `Esc` 关闭。

## 写文档

1. 点击「新建」，选择「新建文档」。群历会建一篇「未命名文档」并打开它，它会放在你当前所在的文件夹里。
2. 点击标题改名，在正文里书写。按 `/` 可以插入标题、列表、表格、图片、附件等，详见[编辑器](https://qunli.co/docs/editor)。
3. 内容自动保存，不需要手动保存（按 `⌘S` 只会提示「文档将自动保存」）。

文档页面左侧会按正文里的标题生成目录，下方是「全文评论」，右上角的评论按钮打开[行内评论](https://qunli.co/docs/inline-comments)栏。

> **注意**：在网页和 App 里，只有文档的创建者能修改正文和标题，其他成员看到的是阅读模式，可以选中文字发表行内评论，也可以在下方评论。需要别人一起改，请他在评论里写建议，或者让他另写一篇文档。

### 草稿和发布

新建的文档是**草稿**。草稿有这些特点：

- 不出现在其他人的「文档和文件」里。你自己能在所在文件夹上方的「正在编辑的草稿」里找到它，也可以在[我的](https://qunli.co/docs/my-work)里找到。
- 项目成员拿到链接可以预览，但不能评论、点赞或发表行内评论。
- 不发送通知，正文里 @ 的同事也要等发布后才收到通知。

写好后，点击文档右上角的「草稿」按钮，弹出「发布文档」，上面列出「将通知 N 人」：项目成员和正文里 @ 到的人。点击「发布」，文档就出现在「文档和文件」里，并通知这些人。

![文档右上角的「草稿」按钮展开的「发布文档」面板，列出将通知的成员头像和「发布」按钮](https://qunli.co/docs/shots/drive-publish-draft-light.webp)

发布后不能再改回草稿。草稿期间的修改也会记进[历史版本](https://qunli.co/docs/history)。

## 整理文件夹

**新建文件夹**：点击「新建」，选择「新建文件夹」，输入「文件夹名称」，点击「创建」。名称不能为空，最长 255 个字符。

**重命名**：在文件或文件夹的「…」菜单里选「重命名」。文档的标题在文档页面里直接改。

**移动到其他文件夹**，有两种方式：

- 拖动：把文档、文件或文件夹拖到另一个文件夹上，或拖到页面顶部路径里的某一层，松开即可。在手机上要先长按再拖。拖动中按 `Esc` 取消。
- 菜单：在列表里某一项的「…」菜单，或文档、文件、文件夹自己页面右上角的「…」里，选「移动到…」，选择目标文件夹或「文档和文件（根目录）」，点击「移动到这里」。

文件夹不能移到它自己或它的子文件夹里。

![文件的「…」菜单：打开、详情和评论、下载、重命名、移动到…、删除](https://qunli.co/docs/shots/drive-item-menu-light.webp)

## 移动到其他项目

1. 打开文档或文件的预览，或者进入文件夹。
2. 点击右上角的「…」，选择「移动到项目…」。
3. 选择目标项目，确认移动。

它会放在目标项目「文档和文件」的最上层；移动文件夹时，里面的内容一起移动。评论、历史版本和引用号都跟着走。你需要对目标项目也有编辑权限。

## 删除

在「…」菜单里选「删除」并确认。删除文件夹时，里面的文件、文档和子文件夹会一起删除，恢复文件夹时也一起恢复。

项目里能编辑的成员都可以删除文档、文件和文件夹，不限于创建者。

删除的内容进入项目的回收站，保留 30 天，确认框里写着「删除后可在项目回收站恢复，30 天后彻底删除。」删除后的提示里有「回收站」按钮；之后也可以点工具栏右侧的「回收站」找到它。

## 回收站

在回收站里点击「恢复」，文档、文件或文件夹就回到原来的文件夹（原来的文件夹不在了，就回到根目录），引用号、链接、评论和历史版本都不变。删除者、作者、项目管理员和团队的所有者、管理员可以恢复；项目管理员和团队的所有者、管理员还可以「彻底删除」，不等 30 天。删除的草稿只有作者自己在回收站里看得到。

详细规则见[回收站](https://qunli.co/docs/recycle-bin)。

## 常见问题

### 为什么我改不了同事写的文档？

在网页和 App 里，只有文档的创建者能编辑正文和标题。你可以选中文字发表[行内评论](https://qunli.co/docs/inline-comments)，或者在文档下方评论，请作者修改。

### 我新建的文档，同事为什么看不到？

新文档是草稿，只有拿到链接的项目成员能预览。点击右上角的「草稿」，在「发布文档」里点击「发布」后，它才会出现在「文档和文件」里。

### 能整个上传一个文件夹吗？

暂不支持。先「新建文件夹」，进入它，再把里面的文件选中上传。

### 能把整个文件夹下载下来吗？

不能，目前只能逐个下载文件。文档可以在「…」菜单里「复制 Markdown」，粘贴到别处保存。

### 删错了能找回吗？

能，30 天内可以。点击「文档和文件」工具栏右侧的「回收站」，找到它，点击「恢复」，见[回收站](https://qunli.co/docs/recycle-bin)。