项目是容器：有起止的项目和长期运行的团队空间
一段工作放进一个项目。会结束的事建成项目，设好起止时间，做完就归档；不会结束的事建成团队空间。项目里只启用用得上的工具。
在群历里，最重要的决定不是「用哪个工具」，而是「这件事放进哪个项目」。
项目是一个容器：它有自己的成员、自己的工具、自己的动态。任务、文档、讨论、日程都装在里面。容器划得好，半年后打开它，看到的是一件事完整的经过；划得不好，一件事散在三个项目里，或者三件事挤在一个项目里，都很难再读懂。
两种容器
新建项目时，群历会问「这个项目用来」做什么：
- 「跟踪项目进展，达成目标」：有明确的目标和起止时间。一次版本发布、一场发布会、给一位客户做的一期交付。
- 「部门或小组的协作空间」：适合长期协作，没有终点。市场部的日常、工作室的公告板、每周的例会。
团队首页上，两种项目分开排列，分别在「项目」和「团队空间」下面。
判断用哪一种，只需要问一个问题：这件事会结束吗？
会结束，就建成项目，填上开始和结束时间。项目首页上会出现一条时间轴，标出今天走到了哪里。不会结束，就建成团队空间，它会一直在那里，装那些不属于任何一个项目、但团队每天都要用到的东西。
项目要小到能结束
最常见的错误是把项目建得太大：「2026 年市场部全部工作」「客户 A 的所有事情」。这样的项目永远不会结束，也就永远没法归档；它的动态被几十件互不相关的事稀释，谁也不会去读。
我们的做法：
- 一个项目一件会结束的事。 如果里面有两件事会在不同的时间结束，就拆成两个项目。
- 二期是新项目。 一期交付后归档，二期新开一个项目，在需求文档里引用一期的文档和任务。两期的经过都完整，互不干扰。
- 长期的事放进团队空间，而不是一个永远「进行中」的项目。 每周的周会纪要、排班、设备借用规则，放在团队空间里正合适。
只启用用得上的工具
新项目默认启用任务、文档和文件、讨论三种工具；日程、目标、邮件转发可以按需打开。项目管理员和团队管理员在项目首页的「…」菜单里，用「自定义沟通工具」启用、停用工具，或者给工具改名。
工具越少，项目首页越清楚。一个只用来发通知的公告板，可能只需要讨论；一个发布会项目，可能要加上日程和目标。不用的工具关掉，项目首页就只剩真正在用的东西。
成员和可见性是容器的边界
每个项目有两种可见性：
- 「团队里所有人可见」：团队里的人都能看到这个项目。
- 「需要邀请才能加入」：只有项目成员能看到，团队管理员也不例外。
新建项目时默认是「需要邀请才能加入」。我们自己的习惯是，除非有具体的理由，比如涉及人事、薪酬或者还没公开的合同，否则都选「团队里所有人可见」。群体的经历要能被群体读到：别的组的人能看到你的项目，就能自己找到答案，不必来问你。
阶段：让项目诚实地结束
项目有阶段：「待评估」「规划中」「进行中」「已完成」「已取消」。阶段是写给其他人看的：在「项目列表」里，每个项目都标着它的阶段，大家一眼就知道哪些还在推进。
项目做完了，做两件事：
- 把阶段改成「已完成」。没做成也没关系，改成「已取消」，同样诚实。
- 在「…」菜单里选「归档项目」。
归档后，项目出现在「项目列表」的「已归档」里，内容都还在，随时可以打开查看。需要时点「重新激活项目」，它就回到活跃的项目里。归档不是删除，而是告诉大家：这件事结束了，经过都在这里。
放错了，就搬走
容器划错是常事：一个任务建在了公告板里，一篇文档写在了上一期的项目里。用记录的「…」菜单里的「移动到…」，把它移到它真正所属的项目。引用号和链接不会变，评论跟着记录一起走。任务多的时候，可以在表格里勾选，批量移动。
宁可多移动几次，也不要让一条记录待在错误的地方。容器的意义在于，打开它，看到的就是这件事的全部。