第一个月：把真实项目搬进来

概述

群历的价值来自积累：任务、文档、讨论和邮件都在一个项目里，几个月后回头看，经过一目了然。反过来说，第一天的群历是空的。每人随便试几个功能，只会多出一个要打开的工具，体会不到它的好处。

所以我们建议的做法只有一条：选一个真实的项目，整个团队一次性搬进来，至少用满几周。 这篇按时间顺序写具体怎么做。

开始之前：选一个项目

挑一个满足这几条的项目：

• 正在进行或马上开始。新项目最好，没有历史资料要搬。
• 大多数人都参与。只有一两个人用，信息还是会散在群聊里。
• 还要持续一个月以上。太短的项目还没形成习惯就结束了。
• 有外部往来更好。客户邮件、合同、反馈都能放进同一个项目，最能体现「都在一个地方」。

不要选已经收尾的项目，也不要选只有一个人在做的事。另外可以建一个「部门或小组的协作空间」类型的项目，放团队的日常公告和不属于具体项目的事。

第 1 天：搭好项目

由团队的所有者或管理员来做：

1. 创建团队，一次邀请所有参与的人，不要先拉几个人试试再说。见创建团队。
2. 新建项目，选择「跟踪项目进展，达成目标」，填上「开始时间」和「结束时间」。
3. 在项目首页右上角的「…」里选择「自定义沟通工具」：有例会或评审就启用「日程」，有明确的数字目标就启用「目标」，经常和客户发邮件就启用「邮件转发」（公测）。用不到的工具先不启用。见项目工具。
4. 点成员头像旁的 ＋，把所有参与的同事加进项目。
5. 任务类型和状态先用默认的。用两周后再按需要调整，见任务体系。

第 1 周：搬进正在进行的工作

群历目前没有从其他工具导入的功能，搬家要手动做。所以只搬正在进行的事，已经结束的历史留在原处，用到时再补。

• 任务：把每件进行中的事建成任务，指派负责人，填上截止日期。在看板视图里点列底部的「新建任务」，可以连续建，见任务。
• 文档和文件：在「文档和文件」里点「上传文件」，可以一次选多个，也可以直接拖进来，把需求、合同、设计稿这些现有资料放进来。新写的文档直接用「新建文档」。见文档和文件。
• 讨论：项目负责人发一条讨论，写清楚「从今天起，这个项目的事都在群历里」，以及下面的几条约定。讨论发布后，项目成员都会收到通知。见讨论。
• 日程：把例会、评审和里程碑建成日程，加上参与者。见日程。
• 邮件：把项目的转发地址告诉同事，重要的客户邮件转发进来。见邮件转发。

定下几条约定

工具搬进来不难，难的是习惯。在开工讨论里写下这几条，并且由负责人带头做到：

1. 项目里的事只在群历里定。群聊可以临时叫一下人，但结论要回到对应的任务、文档或讨论下面写一条评论。
2. 派活就指派负责人，找人就 @，不另外发私信。被指派、被 @ 的人会收到通知。
3. 新话题发讨论，跟进写评论。不要为一件事开好几个讨论。见评论与回复。
4. 提到别的记录就用引用号。在正文或评论里输入 @ 选择任务或文档，插入指向它的链接。
5. 每个人都装上手机 App，打开推送，见下载 App。

每天和每周

• 每天：从「收件箱」开始，处理完点「全部已读」；再看「我的」里的「我的任务」。见收件箱与通知。
• 每周：例会前看一眼项目首页的动态和任务看板，会上过一遍逾期和「进行中」的任务，会议纪要写成文档放进项目。

第 3～4 周：检查和调整

到第三周，看看这几件事：

• 所有参与的人都在群历里评论、更新过任务吗？谁还没进来，单独聊一聊原因。
• 最近的决定能在群历里找到吗？随便挑一件上周定下的事，按 ⌘K 搜一下。找不到，说明它还发生在别处。
• 默认的任务状态和类型够用吗？不够就请管理员调整。

用顺了，再把第二个项目搬进来，或者试试让机器人接一部分活，见机器人是什么。

常见问题

能把以前的资料一次导入吗？

目前没有导入功能。文件可以在「文档和文件」里一次上传多个；任务、讨论需要手动建。我们建议只搬进行中的事，旧项目的历史留在原来的地方。

有同事还是习惯在群聊里说，怎么办？

请他把结论补到对应的记录下面，评论里 @ 相关的人。负责人自己先做到：在群聊里被问到时，回一个群历记录的链接。

要不要一开始就把所有项目都搬进来？

不用。先把一个项目用顺，大家形成习惯后，再逐个搬其他项目。

一个月后怎么判断用得好不好？

看两件事：新成员或不常参与的人，能不能只看项目就弄清楚现在的进展；上个月的某个决定，能不能在几分钟内找到它的来龙去脉。